Außergerichtliches Inkasso

Nach Angaben des BDIU versenden Inkassounternehmen jährlich rund 20 Millionen außergerichtliche Mahnschreiben. Dabei werden Forderungen in Höhe von über 5 Milliarden Euro erfolgreich für mehr als 500.000 Auftraggeber realisiert. Auch Creditreform wickelt den Großteil der Inkassofälle effizient ohne gerichtliche Schritte ab.

Stufe 1: Zahlungserinnerung und Mahnung

Nach Ablauf des vereinbarten Zahlungsziels sollte Ihre Buchhaltung zeitnah reagieren – idealerweise innerhalb weniger Tage. Die erste Mahnung wird bewusst als „Zahlungserinnerung“ formuliert und bleibt sachlich sowie kundenorientiert.

Wichtige Elemente:
- Klare Fristsetzung: „zahlbar bis TT.MM.JJJJ, eingehend auf unserem Konto“
- Freundlicher, aber bestimmter Ton
- Transparente Bezugnahme auf die offene Forderung

Bleibt die Zahlung aus, folgt eine zweite Mahnung. Diese kann bereits den Hinweis enthalten, dass bei weiterem Verzug ein Inkassounternehmen eingeschaltet wird.

Hinweis: Reine E-Mail-Mahnungen sind oft weniger wirksam, da sie von Schuldnern nicht immer als verbindlich wahrgenommen werden. Ein postalisches Schreiben erhöht die Verbindlichkeit deutlich.

Stufe 2: Einschaltung eines Inkassounternehmens

Führen eigene Mahnungen nicht zum Erfolg, empfiehlt sich die Übergabe an ein Inkassounternehmen. Vor Einleitung weiterer Maßnahmen erfolgt eine Prüfung der Forderung sowie der wirtschaftlichen Situation des Schuldners, um die Erfolgsaussichten realistisch einzuschätzen.

Auf dieser Basis werden die nächsten Schritte individuell abgestimmt:

Mahnschreiben durch Inkasso: Erhöhen den Zahlungsdruck deutlich, insbesondere bei etablierten Anbietern mit Auskunftei-Anbindung.
Telefoninkasso: Geschulte Mitarbeiter verhandeln lösungsorientiert und zugleich konsequent.
Persönliches Inkasso: Bei Bedarf erfolgt ein Vor-Ort-Besuch durch Außendienstmitarbeiter.

Gerichtliches Mahnverfahren

Ein gerichtliches Verfahren wird erst eingeleitet, wenn eine wirtschaftlich sinnvolle Erfolgsperspektive besteht. In vielen Fällen führt bereits der Mahn- oder Vollstreckungsbescheid zur Zahlung.

Bleibt auch dies erfolglos, kann die Zwangsvollstreckung durch den Gerichtsvollzieher erfolgen.

Sie werden über alle Schritte transparent informiert. Je nach Präferenz erhalten Sie automatische Statusmeldungen oder greifen jederzeit online auf den aktuellen Verfahrensstand zu.

Langfristige Titelüberwachung

Ein vollstreckbarer Titel bleibt bis zu 30 Jahre wirksam. Auch wenn aktuell keine Zahlungsfähigkeit besteht, kann sich die Situation des Schuldners im Zeitverlauf ändern.

Durch kontinuierliche Überwachung lassen sich günstige Zeitpunkte für erneute Vollstreckungsmaßnahmen identifizieren. Das Kostenrisiko der Überwachung übernimmt in der Regel der Inkassodienstleister; eine Vergütung erfolgt meist nur im Erfolgsfall.